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企業(yè)單位無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)用方案

項(xiàng)目需求

無(wú)紙化辦公無(wú)疑是現(xiàn)時(shí)辦公模式的趨勢(shì)，在國(guó)家大力推崇無(wú)紙化會(huì)議的進(jìn)程里，許多企業(yè)紛紛響應(yīng)號(hào)召，一同踏入無(wú)紙化辦公、無(wú)紙化會(huì)議。開會(huì)是每個(gè)企業(yè)每天必須進(jìn)行的活動(dòng)之一，小至幾人會(huì)議，大至幾百幾千人會(huì)議。為了提高辦公、會(huì)議效率，力求打造符合“綠色、智能、環(huán)保、高效”的會(huì)議室，打破過去傳統(tǒng)的會(huì)議問題。

而在過去傳統(tǒng)的會(huì)議中，會(huì)遇到以下問題：

會(huì)議前：?jiǎn)挝粫?huì)議管理人員準(zhǔn)備會(huì)議時(shí)十分繁雜、耗時(shí)耗工、效率低下；紙張浪費(fèi)、成本高、與節(jié)能環(huán)保理念相差甚遠(yuǎn)。

會(huì)議中：會(huì)議室內(nèi)設(shè)備眾多、導(dǎo)致會(huì)議開展效率低下、操作繁瑣；會(huì)議文件資料共享性差、無(wú)法實(shí)時(shí)同步更新會(huì)議資料。

會(huì)議后：會(huì)議結(jié)束后單位會(huì)議管理人員統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)困難、耗時(shí)耗工；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性難以保障；會(huì)議資料材料需保密處理、銷毀處理工作量大。

實(shí)現(xiàn)效果

itc無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)嚴(yán)格按照“綠色、智能、環(huán)保”的會(huì)議設(shè)計(jì)要求，結(jié)合每一個(gè)企業(yè)單位的會(huì)議室建筑結(jié)構(gòu)及相關(guān)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，系統(tǒng)使用了現(xiàn)代通訊技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、軟件技術(shù)，通過文件的電子交換實(shí)現(xiàn)會(huì)議的無(wú)紙化，實(shí)現(xiàn)文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。

功能具體體現(xiàn)：

實(shí)現(xiàn)中控系統(tǒng)控制無(wú)紙化系統(tǒng)統(tǒng)一開機(jī)、關(guān)機(jī)，公司會(huì)議管理人員可通過控制升降器統(tǒng)一升降。

可通過矩陣系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)備的切換，方便了公司會(huì)議管理人員的使用。

實(shí)現(xiàn)不同權(quán)限管理模式，含系統(tǒng)管理員、會(huì)議秘書、和普通用戶，不同會(huì)議公司內(nèi)部會(huì)議秘書創(chuàng)建的會(huì)議信息互相保密，系統(tǒng)管理員有管理所有會(huì)議的權(quán)限，保障了企業(yè)的每一場(chǎng)會(huì)議信息。

會(huì)中公司會(huì)議管理人員可以對(duì)終端進(jìn)行歡迎頁(yè)面、會(huì)議信息、顯示人名、會(huì)議標(biāo)語(yǔ)等畫面的切換，同時(shí)支持統(tǒng)一升降機(jī)控制、統(tǒng)一開關(guān)機(jī)。

實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議簽到情況進(jìn)行監(jiān)控管理。對(duì)于已啟用的投票，單位的會(huì)議參會(huì)人員可以進(jìn)行投票，也可以實(shí)時(shí)查看結(jié)果，支持會(huì)議投票列表，歷史投票記錄。

實(shí)現(xiàn)會(huì)中及時(shí)接收會(huì)議服務(wù)信息并進(jìn)行處理，提出后勤服務(wù)APP，單位后勤人員可通過手機(jī)或平板可以接收到正在使用的會(huì)議室的即時(shí)需求，后勤保障更方便便捷。

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